助成決定後の手続きについて（ダウンロードはこちら）

1.助成金の交付について

助成金は、大学の部局・内部組織の企画申請事業（以下「大学企画申請事業」という。）、外国人研究者招へい助成を除き、申請者個人に直接交付いたします。寄附申込手続き等は行いませんので、奨学寄附金としての受け入れが必要な場合は、助成金受領後、申請者個人から京都大学に寄附手続きを行って下さい。当財団の助成による寄附金は、全学経費徴収（いわゆるオーバーヘッド）の徴収除外対象となっておりますので、助成金決定通知書を大学にご提示下さい。

助成金の交付については、事業実施（出発日・開催日・刊行日等）の1ヶ月前を目途に、それぞれ指定の口座にお振込みいたします。ただし、年度当初に事業実施される場合は、財団が指定した場合を除き、4月1日以降のお振込みとなりますのでご了解下さい。また、財団の資金運用の都合により助成金の交付が前後することもありますのでご理解下さい。振込手数料は財団が負担いたします。

外国人研究者招へい助成については、外国人研究者の来日後、助成金を現金で交付させていただきます。

指定口座への振込日、招へい助成金の交付日は、別途Ｅ-mailでお知らせいたします。

1.振込口座届の提出

『振込口座届』の様式は、当財団Webサイトからダウンロードして下さい。
ダウンロードした『振込口座届』の様式に必要事項を記入し、助成金交付の時期に関わらず、速やかにご提出下さい。

振込口座は、申請者本人名義の口座もしくは国立大学法人京都大学名義の口座といたします。なお、国際会議開催助成については、申請した国際会議等の名称で開設した口座も可とします。

口座情報に誤りがあると、助成金が振り込まれないこととなります。ゆうちょ銀行については、振込用の支店名、預金種目、口座番号が必要となりますので、ご注意下さい。

口座情報の確認のため、カタカナ表記の口座名義と口座番号が記載されている通帳のページの写し（通帳の表紙ではなく、見開きのところに記載されている場合が多いです。記載がない場合は、口座を開設したときの申請書に記載したフリガナ等で、登録されている口座名義のカタカナ表記を確認して下さい。）もしくはキャッシュカードの写しを添付して下さい。

2.未提出書類の提出

国際研究集会発表助成については、発表や討論を行うことが確認できる招へい状・プログラム・アブストラクト受理(採択)通知等の提出を、国際会議開催助成については、国際会議の概要・サーキュラー等の提出を、助成の要件といたしておりますので、応募時に提出できなかった場合は、『振込口座届』と合わせてご提出下さい。
招へい状やアブストラクト受理通知は、Ｅ-mailのコピーで差し支えありません。（必要部分の和訳添付）

3.書類の提出方法

郵送または、財団事務局にご持参下さい。

4.助成金の受領

財団から助成金振込みのＥ-mailを受信されたら、指定口座への入金をご確認下さい。入金が確認できましたら、助成金を受領した旨のＥ-mailを財団にご送信下さい。

外国人研究者招へい助成につきましては、原則として来日の日あるいは翌日に外国人研究者に直接、現金により助成金を交付させていただきます。ご本人であることを確認するためのパスポートをご持参の上、財団事務局までお越し下さいますようお願いします。

2.助成金の使途について

助成金の使途は、助成決定を受けた事業内容の実施に必要な直接経費に限ります。間接経費や一般的管理費には使用できません。
助成金は、他資金との調整や非課税範囲を考慮し、助成種類ごとにその使用範囲を定めておりますのでご確認下さい。下記範囲での使用については領収証等の提出を要しませんので、各自で管理して下さい。

助成金の使用範囲

1.個人申請事業
在外研究長期助成中期助成短期助成	在外研究に要する旅費全般（旅費の範囲は別表1）
国際研究集会発表助成	研究集会発表に要する旅費全般及び参加登録料（旅費の範囲は別表1）
外国人研究者招へい助成	招へいに要する旅費全般（旅費の範囲は別表1）
国際会議開催助成	シンポジウムやセミナー等の開催に直接要する経費。レセプション・バンケット・エクスカーション等の飲食、観光経費は不可。
研究成果物刊行助成	研究成果刊行に要する経費。直接出版費（組版・製版・刷版・印刷・用紙・製本代等）、ＣＤ等作成経費、翻訳経費、校閲経費など。

2.大学企画申請事業
事業の実施に直接要する経費。レセプション・バンケット・エクスカーション等の飲食、観光経費は不可。ただし、採択結果通知時に助成額の内容が付記されたものについては、その範囲とする。

会計報告を含む成果報告書は、一般に公開いたしますので、助成金の使途として、一般常識や社会通念上理解される範囲でご使用下さい。

＜別表1：旅費の範囲＞
鉄道賃、バス賃、船賃、航空賃、日当、宿泊料、空港使用料、旅券交付手数料、査証手数料、予防注射料、入出国税、燃油サーチャージ（これらに類するものを含む）

助成金以外の資金の使用について

助成金を他の資金と合わせて使用することは差し支えありません。
ただし、各種在外研究助成、国際研究集会発表助成、外国人研究者招へい助成においては、同一の事業内容（実質的同一事業を含む）に対し、他機関から重複して同様の趣旨の経費負担や助成等を受けることはできませんので、いずれかご辞退下さい。
当財団助成金以外の資金の受給や使用に関して疑問な点は、財団事務局にお問合わせ下さい。

3.申請内容の変更について

原則として採択された申請内容を変更することはできません。しかし、応募からの時間経過や、関係諸機関との調整等を考慮し、事業遂行のために申請内容の変更が必要なときは、事業の目的や採択の趣旨を逸脱しない範囲で、変更を申請することができます。
申請内容を変更しようとするときは、当財団Webサイトから『事業計画変更承認申請書』様式をダウンロードし、提出して下さい。

1.変更できる内容	実施期間・日程・発表等の題目・仮称となっていたシンポジウム名や刊行書名など。（申請内容の変更について、所属部局の長あるいは指導教員の了解が得られるものに限る。）上記以外の内容の変更については、財団事務局にお問合せ下さい。
2.変更受付期間	原則として、助成決定通知交付時に指定された期間。上記以外の期間で、財団がやむを得ないと判断したとき。
3.必要書類	『事業計画変更承認申請書』添付書類　変更後の助成申請書（変更する部分を赤字で記入のこと）
4.書類の提出方法	書類は郵送または財団事務局にご持参下さい。
5.変更の承認	変更内容の承認については別途通知いたします。変更内容によっては助成額が減額される場合もありますのでご了解下さい。

各種在外研究助成と外国人研究者招へい助成における助成金額の決定は、日数に基づいて行っておりますので、変更により、実施期間が決定時の所定日数を満たさなくなる場合には、助成金額を減額する場合もあります。（変更により、所定日数を超えても、決定時の助成金額を上回ることはありません。）

なお、各種在外研究助成、国際研究集会発表助成、外国人研究者招へい助成において、基本的渡航計画や招へい計画に変更はなく、航空機の手配の都合で日程が前後するような場合は、特に変更承認申請は要しません。成果報告時に実際の期間を記載して下さい。

4.助成金の交付取消及び返還について

助成決定あるいは助成金の交付を受けていても、次の事項に該当する場合は、助成金の交付決定を取り消しまたは助成金の返還を求めることがあります。

1.助成事業実施期間中に応募資格を有しなくなった場合。（在外研究を行うための休職、休学は可）
2.申請書類、報告書類、関連書類に虚偽の記載があった場合
3.申請目的、使用範囲以外に助成金を使用した場合
4.財団の承認を受けることなく、事業を変更・中止した場合
5.期限までに報告書が提出されなかった場合

5.成果報告について

すべての助成について、助成金の交付を受けて行った事業が終了しましたら、事業成果及び助成金の使途について、指定された様式により報告書を提出して下さい。

報告書は、当財団の助成事業の成果として財団Ｗｅｂサイトで一般に公開します。

報告様式の入手	当財団Webサイトから、助成の種類別報告様式をダウンロードしてください。
成果の概要	成果の概要は、タイトルを「成果の概要／報告者名」として、Ａ4サイズ2000字程度の和文で別途作成し、報告書に添付して下さい。（研究成果物刊行助成については、刊行物1冊も添付のこと。）その他資料等を添付される場合は、報告書の成果の概要欄の“有”にチェックを入れて下さい。
報告書の提出方法	押印した成果報告書・成果の概要・添付資料は、郵送または財団事務局にご持参下さい。合わせて、成果報告書（印鑑不要）をExcelファイルで、成果の概要をWordファイルで、財団メール（info＠kyodai-zaidan.or.jp）に送信して下さい。
提出期限	事業終了後1ヶ月以内。在外研究長期助成で、派遣期間が複数年度にわたる場合は、当財団の助成対象期間（当初1年）に対する報告書をご提出下さい。
助成金の返納	会計報告に返納すべき助成金がある場合、報告された渡航期間・招へい期間が所定の日数を満たしていない場合は、当財団から返納通知を発送いたします。指定した期間内に指定した口座にお振込み下さい。振込手数料は振込人の負担といたします。

6.その他の事項

当財団から助成を受けて実施する事業の案内や告知、あるいは成果発表や成果刊行物の発行を行うときは、当財団から助成を受けていることを明記願います。
財団名の英語標記は The Kyoto University Foundationです。

受入機関・所属機関への提出やビザ申請等で、当財団の経費負担証明を必要とする場合は、財団事務局までご連絡下さい。経費負担証明の発行について個別にご説明いたします。

7.連絡先・書類提出先

〒606－8315
京都市左京区吉田近衛町69
（公財）京都大学教育研究振興財団
ＴＥＬ（075）751－6857
ＦＡＸ（075）751－2255
Ｅ-mail：info@kyodai-zaidan.or.jp
（場所は、東山通近衛交差点を東に50m、京都大学楽友会館西隣の4階建の1階です。）